Maarch est prévu pour gérer un grand nombre de documents, mais aussi pour offrir des fonctionnalités avancées qui en font plus qu'un simple outil d'archivage COLD.
Le schéma ci-dessous offre une vision synthétique du modèle de base Maarch. Lorsque l'on connecte des modules complémentaires, certaines tables peuvent être enrichies et d'autres créées, mais cela n'a pas d'impact sur les modules de base.
 
Le modèle comprend :

• Une ou plusieurs tables de ressources (les documents) comprenant des éléments normalisés. La table est fragmentable afin de gérer de gros volumes d’index, ou afin de représenter plusieurs collections documentaires.

• Un stockage externe sur des serveurs de documents des fichiers image.

• La gestion de l’archivage physique : boites d’archives, containers et emplacements de stockage des originaux papier.

• La gestion des autorisations d’accès.

• En jaune: les différentes tables de ressources correspondant aux bases documentaires: (factures fournisseur, client, bulletins de salaire, bons de commandes, etc. Chaque table dispose des mêmes index. Un fichier XML établit la correspondance entre les champs de type « CUSTOM » et le libellé applicatif pour chacune des tables.

• En vert: les tables associées aux mécanismes de stockage physique.

• En bleu: les tables relatives à la gestion du contenu : les différents serveurs de documents, permettant de répartir le stockage sur des espaces contrôlés (taille maximale, read-only, chaînage de support). Le contenu plein texte est stocké séparément. Il contient à la fois le corps textuel du document et le texte des annotations (distinction par text_type). Le référentiel des types de document par collection est dans la table DOCTYPES ; on associe à chaque type une période de rétention. La liste des types peut être hiérarchisée pour constituer le plan de classement Entreprise.

• En orange: la gestion de la sécurité, avec :
  - La possibilité de créer des groupes de documents de différentes tables
  - L’association d’utilisateurs à des groupes, avec la notion de groupe primaire conditionnant l’interface
  - Un groupe d’utilisateur peut avoir des droits VIEW, ADD, DELETE sur un groupe de documents. Si l’utilisateur appartient à plusieurs groupes, il hérite des droits maximaux de chaque groupe.
  - Un utilisateur peut avoir accès ou non à un ensemble de documents d’une table donnée par filtrage sur les index (exemple : tous les documents de l’agence uniquement). Les filtres s’additionnent (clause « OR ») pour les différents groupes de l’utilisateur.
  

• En rose, les tables gérant la circulation et l’enregistrement des actions utilisateurs. La table basket (corbeille) contient la définition de la vue sur la base (exemple : tous les documents chantiers nouvellement numérisés). Ces vues sont associées au groupes utilisateurs, et sont activées uniquement pour le groupe primaire. La table HISTORY enregistre toutes les actions sur une ressource.
  Le schéma Maarch permet donc de gérer plusieurs librairies documentaires :
  - Dossier Automobile
  - Dossier Santé
  - Ressources humaines, etc.
  

C’est ce que nous appelons dans le schéma des tables de ressources (RES_n).
Chaque table de ressource pointe sur un serveur de document, indiquant la base du chemin de stockage physique (DOCSERVER.PATH). A partir de ce chemin, la répartition dans les répertoires se fait par un mécanisme interne Maarch. Le chemin relatif à partir de l’emplacement du DOCSERVER est situé dans la ressource.
  

Conformité normative et règlementaire

La normalisation, qu'elle soit destinée à garantir le processus de production de l'archive, ou qu'elle fasse en sorte de créer des socles communs, et un élément important du potentiel de pérennité des documents conservés.
 
La norme AFNOR NF Z42-013 constitue justement un modèle pour l'établissement d'un schéma de production fiable et traçable, où chaque événement est enregistré, et où les documents sont inscrits de façon irrémédiable sur leur support. Cette norme de 34 pages formalise l'enregistrement, le stockage et la restitution des documents numérisés ou bien issus des différents applicatifs métier de l'entreprise, et revêtant un caractère légal.
Instaurée en juillet 1999, elle tolère uniquement l'archivage sur des supports de type WORM (Write Once Read Many), que seuls les supports optiques sont à même d'offrir.
 
La norme ISO 15489 est consacrée aux pratiques de l'archivage en général. Elle établit un langage international pour enregistrer et archiver tous les documents que l'entreprise doit conserver, sous n'importe quelle forme, support ou combinaison de supports. Toutefois, ses recommandations s'appliquent également aux supports électroniques. Elle permet aux entreprises de mettre en place des procédures qui garantissent que les informations ont les caractéristiques essentielles d'exactitude, d'intégrité et de fiabilité. Elle identifie les éléments clés nécessaires à la conservation de l'information et leur mise à disposition d'une manière fiable. Elle garantit que l'on peut sélectivement et en toute sécurité en disposer au moment approprié.
 
La norme de Métadonnées du Dublin Core propose quant à elle un ensemble d'éléments, simples mais efficaces, pour décrire une grande variété de ressources en réseau. Elle comprend 15 éléments dont la sémantique a été établie par un consensus international de professionnels provenant de diverses disciplines telles que la bibliothéconomie, l'informatique, le balisage de textes, la communauté muséologique et d'autres domaines connexes. L'objectif du Dublin Core, au travers de la définition d'un ensemble de champs de Métadonnées standard, est de faciliter l'utilisation de ces informations dans des environnement applicatifs, par nature, hétérogènes comme l'est, par exemple, Internet aujourd'hui.
Maarch est conçu pour répondre aux exigences techniques de ces trois normes:
 
AFNOR NFZ42-013

• Format de fichier PDF 1.4 linéarisé (conforme à la norme ISO PDF /A) ou TIFF G4

• Pas de compression, pas de cryptage

• Production de supports optiques non réinscriptibles (WORM) avec documents, index XML, et journaux de production

• Modèles de documentation pour le suivi des procédures

ISO-15489

• Enregistrement des actions

• Identification des utilisateurs

Dublin Core

• Incorporation des 15 éléments de Métadonnées

• A l'étude : connecteur OAI (Open Archive Initiative : définition de mécanismes d'échange et de collecte d'archives)